Давайте будем честными: планирование мероприятия может быть болезненным, и уровень боли резко возрастает, если у вас нет опыта управления мероприятиями. Ну так что ты делаешь? К счастью, у вас есть возможность выбирать между планированием мероприятия собственными силами (ой!) или наймом агентства по организации мероприятий. Мы можем порекомендовать одно из таких агентств – Day&Night
Вас может возмутить идея нанять стороннее агентство для помощи в организации вашего мероприятия. Стороннее агентство никогда не будет знать вашу компанию лучше, чем вы и ваша команда. Как люди из другой компании могут успешно организовать ваше мероприятие, если они ничего не знают о вашем бренде?
Не беспокойтесь — простой брифинг во время ознакомительной встречи может решить эту проблему.
Наем агентства по проведению мероприятий, которое сделает за вас тяжелую работу, может оказаться лучшим решением, которое вы когда-либо могли принять. Однако найти кого-то, кому вы доверяете, чтобы спланировать ваше мероприятие, может быть непросто. Если вы не знаете бренд по рекомендациям, у вас нет другого выбора, кроме как выбрать случайное агентство и надеяться, что все получится.
Но даже без рекомендаций есть несколько способов найти действительно хорошее ивент агентство.
Вот как это сделать:
№1. Выберите агентство по проведению мероприятий, которое щедро и креативно подходит к своему контенту.
Хороший способ оценить уровень экспертизы event-агентства — проанализировать, как оно продвигает себя в Интернете. Очевидно, что агентство может просто использовать Google AdWords или баннеры, но достаточно ли этого?
Влиятельные бренды используют маркетинг, чтобы еще больше повысить ценность своих потенциальных клиентов и потенциальных клиентов, а это означает, что они не будут просто пытаться «продвигать» свои услуги, а вместо этого будут делиться своим опытом в Интернете. Проверьте веб-сайты различных агентств и каналы социальных сетей на наличие оригинального контента. Используют ли они свои ресурсы для создания интересных сообщений в блогах или видеороликов? Пытаются ли они быть полезными и добавить реальную ценность?
Если вы найдете агентство по проведению мероприятий, которое вкладывает время и смысл в свою стратегию контент-маркетинга, скорее всего, вы нашли по-настоящему профессиональную команду, которая знает, как идти в ногу с меняющимися требованиями рынка.
№ 2. Проанализируйте свое первое взаимодействие с представителями агентства
Иногда первые красные флажки могут появиться сразу же. Представители агентства могут быть не очень отзывчивыми, вести себя недружелюбно, не понимать ваших потребностей или быть небрежными с электронными письмами, срочными.
Если это произойдет, не спешите сразу списывать агентство со счетов — сначала спросите себя, предоставили ли вы всю необходимую информацию о вашем мероприятии и достаточно ли ясно изложили свои потребности. Если вы чувствуете, что да, то продолжайте искать другое агентство по проведению мероприятий. Вы не хотите работать с токсичной или непрофессиональной организацией.
№3. Обратите внимание на то, как работает агентство
Прежде чем подписывать договор с ивент-агентством, убедитесь, что вы понимаете процесс работы агентства. Каков его протокол планирования? Что ожидается от вас? Что покрывает агентство? Каков его особый подход к логистике?
Ответы на эти вопросы дадут вам четкое представление о том, совместимо ли агентство по организации мероприятий с вашей компанией и разделяете ли вы одинаковые рабочие ценности.
№ 4. Обратите внимание, как команда реагирует на ваши потребности
В мире событий реакция и скорость решают все. Очевидно, что вы не должны ожидать ответов на свои электронные письма через пять минут после их отправки. Тем не менее, вы сможете оценить агентство событий в зависимости от того, насколько реагируют его участники.
№ 5. Начните с меньшего и менее затратного проекта
Не всегда легко понять, действительно ли агентство по организации мероприятий хорошее или нет. Если у вас есть сомнения, попробуйте воспользоваться их услугами для небольшого проекта.
Например, если вы ожидаете крупную конференцию в следующем году, в этом году вы можете попробовать нанять агентство для менее требовательного и безрискового проекта, такого как планирование завтрака для руководителей или небольшой корпоративной встречи. Это позволит вам увидеть, как работает команда агентства, и ее способность добиваться высоких результатов.
В заключении
Выбор эффективного агентства для вашего мероприятия может занять некоторое время, поэтому обязательно заранее определите свои потребности и начните поиск агентства задолго до того, как вам нужно будет планировать свое мероприятие. Не торопитесь и тщательно изучите как можно больше агентств. Участвуйте в ознакомительных встречах с ними. Проанализируйте их отзывчивость и протокол работы, и только потом принимайте решение.
